Nhiệm vụ cụ thể của Ban Điều Hành

Print Friendly, PDF & Email

Phần nhiệm vụ cụ thể của Ban Điều Hành:

Nhiệm vụ của trưởng Ban Hộ Niệm:

  • Tổ chức và chủ trì những buổi họp định kỳ và đột xuất của BHN về tu học và hộ niệm.
  • Theo dõi và đôn đốc tổ trưởng làm tốt nhiệm vụ.
  • Tuyên dương mặt tích cực của thành viên trong BHN
  • Giải quyết các mặt tiêu cực của BHN.

Nhiệm vụ của phó ban chuyên trách về Hộ Niệm:

  • Hướng dẫn và hỗ trợ về kinh nghiệm hộ niệm cho các vị tổ trưởng, tổ phó và hộ thất làm tốt nhiệm vụ của mình.
  • Tổ chức các buổi hướng dẫn và chia sẻ cách khai thị trong phương pháp hộ niệm cho các thành viên có khả năng về khai thị.
  • Tổ chức các buổi thực hành về khai thị cho các thành viên tham gia thực tập.
  • Tổ chức các buổi hướng dẫn cách hộ thất trong phương pháp hộ niệm.
  • Tổ chức các buổi hướng dẫn về “Nội quy cho thành viên BHN” cho các thành viên mới tham gia vào BHN.
  • Hướng dẫn các tổ nghiên cứu kỹ cuốn “Hộ Niệm Yếu Lục”.
  • Hướng dẫn và giải quyết những khó khăn trong ca hộ niệm của các tổ. (khi các vị tổ trưởng và tổ phó cần hỗ trợ).
  • Nghe lại phần ghi âm về khai thị của các tổ trưởng và tổ phó để có thể phát hiện kịp thời những sơ suất.
  • Báo cáo về tình hình hộ niệm của các tổ trong các buổi họp toàn BHN.

Nhiệm vụ của phó ban chuyên trách về tu học:

  • Triển khai phướng hướng tu học theo lời dạy của của ngài Ấn-Quang Đại Sư và chư Tổ Tịnh-Độ tông cùng những hướng dẫn Hòa Thượng Tịnh Không, của cư sĩ Diệu Âm qua các tọa đàm về hộ niệm.
  • Hướng dẫn các thành viên tu học: Đệ Tử Quy, Lục Hòa Lục Độ, Tịnh Nghiệp Tam Phước, Thập Thiện Nghiệp Đạo.
  • Hướng dẫn thời khóa cộng tu cho các tổ
  • Hướng dẫn các tổ nghe pháp trong thời khóa cộng tu theo phương hướng tu học của BHN (nghe các bài khai thị ngắn 15-20 phút của Hòa Thượng Tịnh Không hoặc của chư Tổ Tịnh-Độ tông và các tọa đàm hướng dẫn về hộ niệm của cư sĩ Diệu Âm)
  • Hướng dẫn các tổ thực hiện niệm Phật công cứ (công cứ số lượng hay công cứ thời gian).
  • Hướng dẫn cho các thành viên học pháp khí.

Nhiệm vụ của tổ trưởng và tổ phó:

  1. Hướng dẫn thành viên trong tổ nắm vững về phương pháp Hộ Niệm như:
  • Nội quy cho gia đình người bệnh.
  • Nội quy cho thành viên khi đi hộ niệm.
  • Khuyến tấn thành viên hướng dẫn cho gia đình của mình hiểu về phương pháp Hộ Niệm.
  1. Người tổ trưởng và tổ phó cần quan tâm và tìm hiểu tháo gỡ những gút mắt của thành viên trong tổ.
  2. Tổ trưởng cho nghe các tọa đàm về Hộ Niệm, đầu tiên là tọa đàm HDKT. Tổ trưởng sẽ triển khai ý chính trong tọa đàm vừa nghe xong và giải đáp các thắc mắc về hộ niệm của các đồng tu (các đồng tu viết câu hỏi gởi trước cho tổ trưởng).
  3. Nhận ca hộ niệm:
  • Khi nhận ca HN. Phải làm việc thật kỹ, đủ điều kiện mới nhận.Còn những trường hợp ngoại lệ thì tùy duyên

Những điều trên toàn BHN cần thống nhất để tránh trường hợp các điều kiện, nội quy nhận ca HN khác nhau giữa các tổ trong BHN.

  • Khi nhận ca mới nên hộ niệm liên tục ba ngày hay nhiều ngày (tùy theo tình hình của người bệnh và gia đình), mỗi ngày một thời để hướng dẫn cho người bệnh và gia đình cặn kẽ phương pháp HN. Tìm hiểu tháo gỡ những gút mắc trong tâm người bệnh, giúp người bệnh không sợ chết,phát khởi tín tâm niệm Phật cầu vãng sanh Tây-Phương Cực-Lạc (giúp người bệnh thực hiện đầy đủ 3 tư lương TÍN – NGUYỆN – HẠNH).
  • Ngay ngày đầu tiên đến HN Người tổ trưởng nên điều giải oan gia trái chủ cho người bệnh. (sau khi niệm Phật khoảng 30 phút)
  • Khi nhận ca mới vị tổ trưởng nên làm đúng trình tự của “Những điều cần thực hiện khi nhận ca Hộ Niệm” trong cuốn “Hộ Niệm Yếu Lục”.
  1. Tổ trưởng của mỗi tổ sẽ lên lịch hộ niệm của tổ mình rồi báo cho thành viên trong tổ.
  2. Khai thị cho người bệnh:
  • Tổ trưởng và tổ phó của mỗi tổ sẽ là người khai thị xuyên suốt cho người bệnh từ khi nhận ca đến lúc viên mãn. (các tổ trưởng và tổ phó thuộc tổ khác có thể khai thị khi có yêu cầu hỗ trợ)
  1. Người tổ trưởng hay tổ phó nên đến sớm hơn 10 phút trong mỗi lần HN. (để tìm hiểu xem trong tuần qua người bệnh có bị trở ngại gì không? Hỏi thăm người trực tiếp săn sóc người bệnh để hiểu rõ những sinh hoạt, những tâm tư của người bệnh có gì thay đổi không? Nếu có thì người tổ trưởng hay tổ phó sẽ lấy sự vướng mắc này làm đề tài khai thị cho người bệnh để kịp thời giải quyết mọi chướng ngại).
  2. Sắp xếp hộ niệm 24/24 khi người bệnh quá yếu để bảo đảm cho người bệnh được ra đi trong tiếng niệm A-Di-Dà Phật và có cơ hội vãng sanh cao:

–  Tổ trưởng sắp xếp chia phiên niệm Phật cho thành viên trong tổ và người nhà của người bệnh.

–   Các tổ khác cùng hỗ trợ về nhân lực nếu trong tổ không có ca nào yếu.

  1. Họp tổ sau mỗi ca hộ niệm viên mãn để rút ra những ưu và khuyết điểm trong ca HN (khắc phục những khuyết điểm, phát huy những ưu điểm).

Những điều này phải dựa trên các nội quy của chư Tổ của Tịnh-Độ tông và cư sĩ Diệu Âm đã hướng dẫn trong cuốn “Hộ Niệm Yếu Lục”.

  • Nhiệm vụ của người hộ thất trong mỗi tổ:
  1. Những điều người hộ thất cần thực hiện
  • Đến sớm hơn 10 phút trong mỗi lần HN để sắp xếp, hướng dẫn chỗ ngồi cho thành viên tham dự.
  • Khi nhận ca mới người hộ thất chuẩn bị mang theo: Hình Phật, tập tài liệu đi nhận ca, mền quang minh, mùng, kéo, bút lông, băng keo hai mặt.(có những người bệnh chảy ra các dịch thường bị ruồi bu nên dùng mùng để tránh trường hợp phải đi lại nhiều lần đuổi ruồi.)
  • Mang theo máy ghi âm MP3 để thâu lại những lời khai thị của vị tổ trưởng hay tổ phó.
  • Khi có lịch hộ niệm trong tuần hay tháng, người hộ thất gọi điện thoại hay nhắn tin cho các thành viên trong tổ đi hộ niệm.
  • Khi người bệnh quá yếu, người hộ thất nên dùng băng keo màu (là loại băng keo điện) dán lên nền nhà khoảng cách từ giường của người bệnh nằm ra 2 mét hoặc 1,5 mét. (là vùng cấm không cho đi lại).
  • Khi có ca hấp hối người hộ thất trong tổ đến sớm hơn hay cùng lúc với người tổ trưởng để sắp xếp, hướng dẫn chỗ ngồi cho thành viên đến HN.
  • Nếu người bệnh lâm chung người hộ thất trong tổ gọi điện thoại trực tiếp cho thư ký, (không nên nhắn tin) để vị thư ký này sẽ thông báo cho toàn ban đến hộ niệm.
  • Người hộ thất trong các tổ còn lại khi nhận được tin có ca lâm chung xin đến sớm để lo việc hậu cần. (xin báo cho trưởng ban hậu cần biết có ca lâm chung).
  1. Những điều người hộ thất cần hướng dẫn cho thành viên khi đến hộ niệm:
  • Hướng dẫn thành viên ngồi vào vị trí ghế đã được sắp xếp.
  • Hướng dẫn thành viên không nên ra vào trong thời niệm Phật hộ niệm.
  • Khi thành viên đến giữa phiên HN thì người hộ thất hướng dẫn đứng phía ngoài xá Phật rồi ngồi ở phía ngoài không nên đi vào bên trong tránh làm động tâm người được hộ niệm và các đồng tu.
  • Khi có ca lâm chung người hộ thất (tổ có ca lâm chung) hướng dẫn những thành viên khi thay phiên niệm Phật ngồi nghỉ bên ngoài nên giữ tâm thanh tịnh niệm Phật thầm. (chỉ trả lời khi có việc cần thiết).
  • Khi nghe thành viên nào niệm Phật có âm lượng quá lớn, âm thanh quá sắc thì người hộ thất khéo léo nhắc nhở vị đó điều chỉnh lại.
  • Hướng dẫn người nhà bệnh nhân không đi lại, nói chuyện trong lúc hộ niệm. Chỉ chuyên tâm niệm Phật và lạy Phật.
  • Người hộ thất (tổ có ca lâm chung) chia phiên niệm Phật ban đêm ca lâm chung cho các thành viên. (thông qua tổ trưởng và dán lên tường để các thành viên tham gia biết được thời gian niệm Phật của mình)

 

Người hộ thất phải nắm vững các nội quy và có tầm nhìn tổng quát để phát hiện được những điều có thể làm trở ngại đến ca hộ niệm. Nếu là những trở ngại do gia đình người bệnh thì người hộ thất phải báo cho tổ trưởng của mình biết ngay để giải quyết kịp thời.

  • Nhiệm vụ của người thư ký:
    • Nhắn tin thông báo các cuộc họp của BHN.
    • Ghi biên bản các cuộc họp của BHN.
    • Cập nhật danh sách thành viên mới tham gia BHN.
    • Tổng kết lịch hộ niệm trong tuần của các tổ.
    • Nhắn tin báo lịch hộ niệm trong tuần cho các vị trưởng và phó BHN.
    • Nhắn tin thông báo ca lâm chung cho các thành viên toàn BHN.
    • Thống kê, ghi nhận tình hình và kết quả của các ca hộ niệm.
  • Nhiệm vụ của thành viên tham gia hộ niệm:
    • Nắm vững những nội quy dành cho thanh viên.
    • Đọc và nghiên cứu kỹ cuốn “Hộ Niệm Yếu Lục”.
    • Đi hộ niệm theo lịch hộ niệm của tổ.
    • Đi cộng tu thường xuyên. (địa điểm cộng tu của tổ)
    • Các thành viên cộng tu theo thời khóa của tổ để nắm bắt tất cả thông tin và hướng dẫn về hộ niệm của tổ trưởng.
    • Khi tham gia các ca hộ niệm xin làm theo sự hướng dẫn của vị hộ thất.
    • Các thành viên trong tổ chân thành góp ý các mặt ưu điểm và khuyết điểm của ca hộ niệm trong cuộc họp của tổ sau mỗi ca lâm chung.
  • Nhiệm vụ của ban hậu cần:
    • Gồm tổ trưởng hậu cần và các vị hộ pháp phát tâm ủng hộ lo việc ăn uống cho mỗi ca hộ niệm khi người bệnh lâm chung.

Các vị hộ pháp phát tâm ủng hộ những nhu cầu cần thiết trong ca hộ niệm. (như mền quang minh, mùng.v.v…)

 

(Trích từ Sổ Tay Hộ Niệm)